Versoepeling identificatie werknemer

Werkgevers hebben voor de loonheffingen administratieve verplichtingen. Zo moet een werkgever de identiteit van de werknemer vaststellen aan de hand van het originele identiteitsbewijs, op straffe van de toepassing van een tarief van 52%. De huidige bijzondere omstandigheden kunnen meebrengen dat werkgevers deze verplichtingen niet, niet tijdig of niet geheel kunnen nakomen.

Administratieve verplichtingen algemeen
De Belastingdienst neemt een soepel standpunt in als een werkgever of werknemer de tekortkoming in de administratieve verplichting voor zover mogelijk herstelt zodra dit kan.

Voorbeeld identificatie nieuwe werknemer
Een werkgever moet voor de eerste werkdag van een werknemer of – als de werknemer op de eerste werkdag wordt aangenomen – op de eerste werkdag voor aanvang van de werkzaamheden de identiteit van de werknemer vaststellen aan de hand van het origineel van een toegelaten identiteitsbewijs en een kopie van het identiteitsbewijs in de loonadministratie opnemen.

Het is in de huidige omstandigheden niet altijd in redelijkheid mogelijk om de identiteit van de werknemer tijdig volgens de wettelijke regeling vast te stellen aan de hand van een origineel identiteitsbewijs. In een dergelijk geval kan de toepassing van het anoniementarief achterwege blijven als de werkgever de identiteit van de werknemer volgens de wettelijke regeling vaststelt zodra hij daar in redelijkheid toe in staat is. Dit laat de verplichting onverlet om een kopie (al dan niet digitaal) van het identiteitsbewijs tijdig op te nemen in de loonadministratie.

Tip: Vanwege de coronamaatregelen kunt u soms uw administratieve verplichtingen als werkgever in redelijkheid niet, niet tijdig of niet geheel nakomen. Als u dat herstelt zodra het weer kan, krijgt u geen sanctie.  

Versoepeling formaliteiten terugwerkende kracht

Voor terugwerkende kracht bij een geruisloze omzetting, geruisloze terugkeer,  bedrijfsfusie, juridische fusie, splitsing gelden strikte regels. Een van de voorwaarden voor terugwerking is dat bepaalde juridische handelingen worden verricht binnen vijftien maanden na het tijdstip waarnaar terugwerking wordt gewenst. Die termijn wordt tijdelijk verlengd.

Geruisloze omzetting, geruisloze terugkeer en bedrijfsfusie
Geruisloze omzetting van een onderneming in een B.V. en vice versa (geruisloze terugkeer) is onder voorwaarden mogelijk met terugwerkende kracht naar het begin van 2019. Hetzelfde geldt voor de bedrijfsfusie.

Een van de voorwaarden voor terugwerking is dat bepaalde juridische handelingen worden verricht binnen vijftien maanden na het tijdstip waarnaar terugwerking wordt gewenst. Deze termijn is op 31 maart 2020 verstreken.

Juridische fusie en splitsing
Voor de juridische fusie en de splitsing waarbij gebruik wordt gemaakt van terugwerkende kracht naar het begin van het boekjaar, wordt de eis gesteld dat bepaalde juridische handelingen binnen twaalf maanden tot het moment dat de faciliteit terugwerkt, moeten zijn verricht.

Goedkeuring
De huidige bijzondere omstandigheden kunnen meebrengen dat de termijn niet wordt gehaald. Daarom keurt de Staatssecretaris goed dat de Belastingdienst de termijn van vijftien respectievelijk twaalf maanden met drie maanden verlengt, wanneer de termijn verstrijkt in de periode van 1 maart 2020 tot en met 31 mei 2020.

Tip: U krijgt dus enig respijt als u de termijn voor terugwerkende kracht van uw geruisloze omzetting, terugkeer, bedrijfsfusie, fusie of splitsing niet hebt gehaald.

Onbelaste reiskostenvergoeding mag doorlopen

Voor reiskosten met een vast en gelijkmatig karakter kan de werkgever een vaste onbelaste vergoeding toekennen, bijvoorbeeld voor het woon-werktraject. De coronamaatregelen betekenen voor veel werknemers een verandering van hun reispatroon. In beginsel moet de werkgever de vaste reiskostenvergoeding dan aanpassen of geheel of gedeeltelijk tot het loon rekenen. Er is echter een tijdelijke goedkeuring.

De Belastingdienst keurt met terugwerkende kracht tot 12 maart 2020 goed dat de werkgever voor een vaste reiskostenvergoeding geen gevolgen verbindt aan een wijziging in het reispatroon van een werknemer. De werkgever kan deze goedkeuring ook toepassen voor een vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie. Dit betekent dat de werkgever voor deze periode mag blijven uitgaan van de aangenomen feiten waar de vergoeding op gebaseerd is.

Tip: De goedkeuring heeft een tijdelijk karakter en zal daarom worden ingetrokken zodra de omstandigheden dit weer mogelijk maken.

Nieuwe raadsvergoeding loon?

Een gemeenteraadslid maakt gebruik van de zogenaamde opting-in regeling. De raadsvergoeding valt onder de loonheffing, kosten zijn niet aftrekbaar. Na een onderbreking van vijf maanden keert hij terug in de gemeenteraad. De gemeente houdt weer loonheffing in, maar het raadslid geeft de inkomsten aan als resultaat uit werkzaamheden en trekt circa € 9.000 aan kosten af. De Belastingdienst is het daar niet mee eens.

Hoofdregel
De rechter in hoger beroep komt eraan te pas.

Deze formuleert als hoofdregel dat de raadsvergoeding in beginsel resultaat uit overige werkzaamheden is, waarop de daarop betrekking hebbende kosten in mindering kunnen worden gebracht.

Uitzondering: opting-in
Het raadslid en de gemeente kunnen er voor kiezen de arbeidsverhouding als een aan de heffing van loonbelasting onderworpen dienstbetrekking aan te merken (opting-in regeling). In dat geval is aftrek van kosten niet toegestaan, ook niet achteraf via de inkomstenbelasting. Voor opting-in is een melding aan de Belastingdienst nodig in de vorm van een gezamenlijke verklaring van raadslid en gemeente, voorafgaand aan de eerste beoogde inhouding van loonbelasting.

Nieuwe periode
Uit de wettelijke regeling vloeit voort dat opting-in slechts geldt voor een aaneengesloten periode van dezelfde arbeidsverhouding. Bij beëindiging van een arbeidsverhouding als raadslid welke na enige maanden wordt gevolgd door een vergelijkbare arbeidsverhouding met dezelfde opdrachtgever, zoals hier aan de orde, ontstaat een nieuwe arbeidsverhouding. De eerder gemaakte keuze loopt dan niet automatisch door. Voor de nieuwe arbeidsverhouding moeten partijen door middel van een gezamenlijke verklaring een nieuwe keuze aan de Belastingdienst kenbaar maken. Dat is niet gebeurd. Het raadslid kan de kosten in aftrek brengen.

Tip: Regels die een uitzondering op een hoofdregel vormen, kennen vaak extra formaliteiten. Als de hoofdregel voor de belastingplichtige gunstiger is, moet de Belastingdienst aantonen dat de uitzondering zich voordoet. Ontbreekt het vereiste formulier, dan blijft de gunstige hoofdregel gelden.

Deadline correcties LIV en LKV nadert

Zijn de voorlopige berekeningen van het LKV, het LIV en het jeugd-LIV van het UWV al gecontroleerd? Als u het niet eens bent met een voorlopige berekening – of wanneer die berekening onjuist is – dan kunt u nog tot uiterlijk 1 mei a.s. correcties op de loonaangiften (laten) indienen bij de Belastingdienst. Daarna zijn correcties niet meer mogelijk; de voorlopige berekeningen van het LKV, het LIV en jeugd-LIV zijn dan definitief geworden. Zijn de voorlopige berekeningen van het LKV, het LIV en het jeugd-LIV nog niet gecontroleerd? Onderneem dan zo spoedig mogelijk actie, want de tijd dringt om nog tijdig correcties op de loonaangiften in te dienen.

Vaste reiskostenvergoeding ook bij thuiswerken in coronatijd

U kunt voor reiskosten een vaste onbelaste vergoeding betalen aan uw werknemers, bijvoorbeeld voor woon-werkverkeer. Het reispatroon zal door de coronacrisis bij veel werknemers veranderen, bijvoorbeeld als zij vaker thuiswerken. Die verandering kan met zich meebrengen dat u de vaste reiskostenvergoeding moet aanpassen of geheel of gedeeltelijk tot het loon moet rekenen. Maar dat hoeft nu niet te gebeuren. Als u een vaste reiskostenvergoeding aanbiedt aan uw werknemers, die nu door de coronacrisis thuiswerken, heft u daar geen gevolgen aan te verbinden. Dit betekent dat u voor deze periode mag blijven uitgaan van het reispatroon waarop de vergoeding al gebaseerd was.

TOGS ook uitgebreid voor ondernemers met bedrijf aan huis

De TOGS-regeling/het Noodloket richtte zich oorspronkelijk op ondernemers met omvangrijke vaste lasten, die veroorzaakt worden door een fysieke vestiging of door fysieke productiemiddelen die los staan van de eigen woning en die essentieel zijn voor de bedrijfsvoering. Worden uw bedrijfsactiviteiten aan huis of vanuit huis verricht, dan werd u eerder nog uitgesloten van deze regeling. Maar daar is nu ook verandering gekomen. U kunt ook een beroep op de TOGS-regeling/ het Noodloket doen als in of vanuit uw woning significante bedrijvigheid plaatsvindt. Er geldt wel een extra voorwaarde. U moet namelijk met een verklaring aannemelijk maken dat uw bedrijfsactiviteiten een minimale omvang hebben. Een ondernemer met een fysieke inrichting buiten de eigen woning, heeft zo’n verklaring niet nodig. Door deze verruiming van de toegang tot de TOGS-regeling/ het Noodloket kunt u bijvoorbeeld ook aanspraak maken op de eenmalige tegemoetkoming van € 4.000 als u een kapperszaak of schoonheidssalon aan huis heeft of een manege achter uw woning. Ook rijschoolhouders die vanuit huis hun onderneming drijven, kunnen nu voor de regeling in aanmerking komen.